Webインターフェイス

便利なDROPBOXのひとつとして挙げられるのがこの「Webインターフェイス」機能です。
今までDROPBOXをパソコンにインストールしてあれば簡単にオンラインストレージが使えるとご説明してきましたが、パソコンにインストールしなくても使える方法があるのです。
それがこの「Webインターフェイス」の利用です。
ファイルをダウンロードすることも、アップロードすることも、移動したり、削除したり、名前の変更やフォルダの作成や削除など一通りのことを行うことができます。

しかしこれには条件がありWebインターフェイスでファイルをアップロードするときは容量制限があります。
1ファイルにつき350MBしか許可されていません。
通常ソフトをインストールして「My Dropbox」から行うときには容量制限はありません。
それさえ良ければその他の操作は快適に行えるので問題はないと思います。
インターフェイスについてもAjaxを採用しているため画面の切り替え時などに問題が発生することもありません。

Webインターフェイスのメリットとしてソフトをインストールしていないパソコンでも使えるため、自分のパソコンではない環境からも利用することが挙げられます。
例えば会社で訪問先の企業のパソコンで自分のフォルダにアクセスしてファイルを開くことも、外出先のネットカフェやネット環境などから自分のファイルを開くこともできます。
ただそのファイル内容を更新した場合は、DROPBOXの中のファイルが自動的に更新はされないためアップロードを手動で行わなければならないことに注意が必要です。

特殊フォルダ

DROPBOXには特殊なフォルダが3つあります。
そのうちのひとつ「パブリックフォルダ」を紹介します。

パブリックフォルダとは利用ユーザー以外にも他のユーザーからアクセスすることができるフォルダのことです。
通常のフォルダは利用ユーザーのみしかアクセスできません。
他のユーザーは直接フォルダにアクセスするわけではありません。
パブリックフォルダ用のURLにアクセスします。
パブリックURLは個々に割り当てされているため、それぞれ専用のURLを持っています。

自分が作成したファイルを他人に確認してもらいたい場合など、そのファイルについてのパブリックURLを取得して、そのURLをメールで相手に伝えればそのアドレスを通じてアクセスすることができます。
テキストファイルだけではなく、画像や動画や音声などどんなファイル形式でも対応できます。
ファイルを直接受け渡しする必要がなくメールにURLを添付するだけで受け渡しが完了するので大変便利です。

パブリックフォルダはDROPBOXを利用する際のフォルダ「My Dropbox」の中に存在しています。
該当するファイルをパブリックフォルダの中に保存します。
保存したファイルの上で右クリックして「Copy Public Link」をクリックします。
こうすることでパブリックURLをクリップボード上にコピーすることができます。

このパブリックURLをメールで相手に送信して、受け取った人がこのURLをクリックすればファイルを見ることができます。
この際受け取る側がDROPBOXに登録している必要はありません。

シェア

もうひとつの特殊フォルダはDROPBOXを使っている人同士がフォルダをシェアできる「シェアフォルダ」です。
ファイルをシェアフォルダに指定しておけばDROPBOXを使っている人全員が閲覧することができます。
さらに変更や削除も全員することができます。
ファイルを新規に作成してアップロードすることもできます。

このシェアフォルダ機能は大人数でファイルを共有して更新をかけていくときに便利なシステムです。
会社の職場内でフォルダを共有してひとつのファイルにそれぞれの担当が数値を入力したり修正を掛けたりして共有の資料を作り上げて行くことができます。
またWeb上で使う素材や仕事で使うアイテムなど共有して使うものやマニュアルなども入れておくと配る手間もなく全員見ることができます。
従来のようにメールで資料を添付してその都度開いているよりも断然早くて、ファイルも最新のものを見ることができます。

利用するときはWebインターフェイスから行います。
画面左側にあるメニューから「Share」を選びクリックします。
シェアフォルダにつける名前やシェアするメンバーのメールアドレスを入力してから画面左下の「Share Folder」をクリックします。
これで「My Dropbox」の中にシェアフォルダの出来上がりです。

シェアフォルダに参加メンバーがアクセスするとコメントを残すことができるのでメンバー同士の意見交換もできます。
DROPBOXに登録している人だけが使える大変便利なシェア機能です。

iPad

iPad版のDROPBOXもあります。
DROPBOXでは対応するデバイスやソフトウェアを徐々に拡大してユーザーにより身近な存在となってきています。
様々なモバイル機器が発売されるなか、それぞれのモバイル間でファイル同期ができどこにいても同じファイルにアクセスすることができるメリットがあります。
DROPBOXをインストールさえしておけばiPadを使っている人は今後iTunesを同期させるときに自分宛にメール送信するなどの手間が一切なくなります。
従来はWindowsやMACなどのパソコン上で作ったファイルをiPadと共有することはできませんでした。
その都度ITunesにシンクしてから行うという回りくどい操作が必要でした。
それがこのDROPBOXを使っていればiPadから直接ファイルを保存することができるのです。
ファイルの同期が簡単にできるようになりました。
またパソコンを起動していなくてもiPadからパソコンのファイルを見ることができます。
ファイルを見るだけではなくさらにiPadのローカル部分にも保存することができるというFavorite機能も使うことができます。

iPad版のDROPBOXにはファイルを閲覧するためのツールとしてPDFや画像リーダーやWORDタイプの機能が搭載してあります。
Keynoteを閲覧することもできます。
そのため対応しているアプリで開けるように登録さえしておけば画面右上の「Open in」をタッチして対応アプリで開くことができます。
「Open in」は画面右横の矢印アイコンをタップすると開けます。
ファイルを選択した状態でiPadの画面右上の星マークをタップするだけでローカルに保存できます。
ローカルにデータを保存しておけばインターネットに接続することもなくデータを見ることができます。
大変便利な機能です。

iPhone

iPhone版のDROPBOXもあります。
DROPBOXのサービスは無料で2GBまで使えるアカウントと有料で50GB、100GBまで使えるものがあります。
パソコン側でどれを選択していたとしても、iPhone側では無料でDROPBOXを使うことができます。
アカウントは必要ですから、iPhoneのアプリから登録して取得しておくことが必要です。

iPhone版のDROPBOXではパソコンに入っているファイルデータを閲覧することができます。
しかしiPhone上で既存のデータを編集することはできません。
主に閲覧用として使うことになります。
編集はできませんが、外出先で自宅のパソコンに入っているデータを見たいときなどに便利です。

DROPBOXではファイル名に日本語入力しても正しく使われているのに、テキストファイルなどを開くと中身の日本語は文字化けしています。
ひどいときにはファイル自体開くことができない場合もあります。
Microsoft Offieで作成した文書やKeynote文書、PDF、Pagesなどは文字化けすることなく日本語表示ができます。

iPhone版のDROPBOXでは、画像や音楽や動画、Offie系ファイル、HTML、テキストファイル、iWork、vcardsが取り扱い可能なアプリケーションです。

通常DROPBOXでは共有フォルダに入れたものだけが公開されて共有できる仕組みでした。
しかしiPhone版のDROPBOXでは共有フォルダに入っていないファイルについても共有できる仕組みがあります。
ファイルの共有専用のURLをメールに添付して送信すれば、受け取った側はそのファイルが共有されていないものでもクリックすれば閲覧することができます。
リンクは1ヶ月間有効です。

仕組み

ビジネスにおいてパソコンが手放せなくなった現代、個人も1人1台以上のパソコンを持ち買い物や調べものなど何でもインターネットですることができるようになりました。
このような時代において価値ある存在のDROPBOXはいったいどのような仕組みになっているのでしょうか。
DROPBOXの概要について説明します。

パソコンにインストールしたDROPBOXのアプリケーションがパソコン全てを監視しています。
ファイル更新が行われるかどうかをずっと監視ているのです。
そしてパソコンに変化があったときサーバーへ更新されたファイルの差分だけをアップロードします。
反対にサーバー上のファイルの方が新しいときは、サーバー上の差分データをパソコン側へダウンロードします。

複数のパソコンを同期してデータを管理するアプリケーションは他にも「FolderShare」を始めとして多数あります。
しかしこれらのアプリケーションよりもDROPBOXの方が断然優れている面があるのです。
それがオフラインでも利用できることと差分だけを更新してくれることです。

複数台パソコンを使っているとき全てのパソコンをオンライン状態にする必要がありません。
たとえオフラインになっているパソコンがあったとしても、起動したときにサーバーに接続してデータを比べてファイルを更新してくれます。

またバックアップが差分更新なので、容量が小さくてすみます。
そのため更新に時間がかからず高速でアップロードやダウンロードができます。
サーバーの負担も軽くてすむので大変便利です。